Előfordulhat, hogy szeretne olyan levelet létrehozni, amelyet sok különböző embernek küld, de szeretné, ha annak egyes részeit minden címzettre szabnák: részek, mint például az üdvözlet, név, cím stb. szóhasználat, ez azt jelenti, hogy létre kell hoznia egy űrlaplevelet, amit nagyon könnyű megtenni.

Mielőtt elkezdené az űrlaplevelek használatát, győződjön meg arról, hogy már van-e adatbázis az összes mezővel, amelyet fel szeretne venni. Az adatbázis olyan egyszerű lehet, mint egy Excel táblázat, amelyben keresztnév, vezetéknév, cím stb. Oszlopok vannak.

A Word adatokat importálhat az Excel, az Access és a szöveges dokumentumokból. Ha még nem rendelkezik adatbázis-beállítással, akkor mindig létrehozhatja azt a Word-ben, és megmutatom, hogyan kell csinálni.

Készítsen űrlapleveleket Wordben

Először hozzon létre egy dokumentumot, amelyben a normál szöveg szerepel, mint például az alábbi karácsonyi levél példája:

Csupasz levél

Figyelje meg, hogy nincs tisztelete, címe stb., Mert ezeket később mezőkként adjuk hozzá az űrlapunkhoz. Az első dolog, amit meg kell tennie, akkor kattintson a Címzettek kiválasztása elemre a Levelek lapon:

Válassza a Címzettek lehetőséget

Itt adhatja hozzá az embereket, akik megkapják a levelet, vagy importál egy listát egy adatbázisfájlból.

Címzett legördülő menü

Ha a listát maga a Word-ben szeretné létrehozni, akkor kattintson az Új lista beírása elemre. Az importáláshoz kattintson a Meglévő lista használata elemre. Ebben a példában csak kiírjuk a listát.

Címlista

Megjegyzés: Amikor elmenti a címzettek listáját, a Word megkérdezi a merevlemezen lévő helyre a létrehozandó adatfájl mentését.

Miután elmentette a címzettek listáját, észreveszi, hogy sok ikonra, amely a Levelezési szalagon található, kattintható.

A mezők hozzáadásának megkezdéséhez az űrlapos levélhez kattintson a dokumentum egy pontjára, amely jelzi, hogy a mezőt hol kívánja elhelyezni, majd kattintson a Címblokk elemre.

Címblokk

Ezzel megjelenik a Címblokk beszúrása párbeszédpanel.

Kattintson az OK gombra az alapértelmezett formátum használatához, és kaphat valamit, amely így néz ki:

Helyezve a címblokk

Ezután adjon meg egy Enter-t a Címblokk után, hogy a szöveget egy soron át mozgassa, majd kattintson az üdvözlővonal ikonra:

Üdvözlő vonal ikonra

Ezzel megjelenik az üdvözlő sor beszúrása párbeszédpanel.

szó üdvözlő sor

Még egyszer, folytassuk az alapértelmezett formátumot, és csak kattintson az OK gombra.

Ezután emelje ki, hogy hol mond , kattintson a jobb gombbal az egérre, válassza a Bekezdés menüpontot, majd jelölje be a Ne adjon szóközt az azonos stílusú bekezdések között jelölőnégyzetet.

Ez a címblokkot helyesen lógja össze, ahelyett, hogy az egyes részei között üres sor lenne.

ne add szó szó

Ezután kattintson a Szalag Levelek fülén található Eredmények előnézete ikonra.

eredmények megtekintése

A címblokk mező jelzőjének helyett most a Word dokumentumban felsorolt ​​tényleges tartalmat kell látnia.

Első előnézet

Az előnézet befejezése után kattintson az Eredmények előnézete ikonra az előnézet kikapcsolásához. Ezután további mezők hozzáadásának megtekintéséhez kattintson a csak a a dokumentumban, hogy megkapja az aktuális helyzetét, majd kattintson az Összevonási mező beszúrása ikonra.

Azonnali egyesítési mező ikonra

Kell valami ilyesmi:

Azonnali mező

Válassza az Ország vagy Régió lehetőséget, majd kattintson a Beszúrás gombra.

Az egyesítési mező beszúrva

Próbálja meg ismét kattintani az Eredmények előnézete ikonra, hogy megnézze, hogyan néz ki. Az alábbiakban bemutatom a példát:

Ország által hozzáadott előnézetek

Most, hogy az űrlapos levél helyesen van beállítva, fejlettebb műveleteket végezhet, például a szabályok beállítását. A szabályok lehetővé teszik, hogy bizonyos szöveget bizonyos címzettek számára megjelenítsen, mások számára elrejtse. Az induláshoz kattintson a Szabályok gombra.

szabályok

Lát egy legördülő menüt, amely számos lehetőséget kínál, mint például Kérdezés, Töltse ki, stb.

Szabályok legördülő menü

Példaként válasszuk az If… Majd… Else lehetőséget, amely a következő párbeszédpanelre vezet:

levelezési egyesítési szabályok

Változtassa meg a mező nevét: Country_or_ Region elemre, és írja be az USA mezőt az Összehasonlítás mezőbe. Ezután adjon hozzá néhány szöveget a mezőkhöz, ahol a szöveg beszúrása és a Egyéb szöveg beszúrása szöveg szerepel.

Ebben a példában, ha a címzett az Egyesült Államokban él, a Merry Christmas szöveget a levélbe illesztik be, míg a többiek a Seasons Greetings üzenetet kapják.

Így fog kinézni, ha rákattint az OK gombra, majd az Eredmények előnézete gombra.

Add hozzá a Merry Christmass üzenetet

Ezután vegye figyelembe az Eredmények előnézete szakaszt:

Eredmények előnézete szakasz

Itt kattinthat a szám balra és jobb oldalára mutató nyílgombokra (ha az Eredmények előnézete be van kapcsolva) az összes elküldendő betű görgetéséhez. Így ellenőrizheti, hogy az összes levél jól néz ki, mielőtt kinyomtatja vagy e-mailben küldi el.

Megjegyzés: A Szabályok menüpontban szereplő egyezési mezők menüpont a mezőnevek egyezéséhez az adatbázisban a címzettek listáján szereplő fejlécnevekkel történik.

Annak érdekében, hogy könnyebben megértse, hol helyezte el a mezőket a dokumentumba, használja a Kiemelés a mezők kiemelése gombot.

Jelölje ki a mezőket

Ez egy váltógomb, amelyet saját belátása szerint be- és kikapcsolhat. Végül, amikor elégedett vagy a levélgel, kattintson a Befejezés és egyesítés ikonra:

Befejezés és egyesítés

Meg kell kapnia ezt a legördülő menüt három lehetőséggel.

Befejezés és egyesítés legördülő menü

Válassza az Egyedi dokumentumok szerkesztése lehetőséget, hogy a Word egyesítse az összes betűt egy nagyméretű dokumentummá, amelyet átnézhet, mielőtt kinyomtatná vagy e-mailben elküldené.

Mint láthatja, az űrlaplevelek létrehozása a Word segítségével nem olyan fárasztó munka, mint volt, és gyorsan és egyszerűen létrehozhat és küldhet dokumentumokat. Ha bármilyen kérdése van, nyugodtan kommentálhatja. Élvezd!